تفویض اختیار و وسوسه دخالت

تفویض اختیار دو کلمه ای است که در حوزه مدیریت بسیار شنیده می شود. واگذار کردن وظایف به دیگران یکی از راه کار هایی است که مدیران برای بهبود عملکرد سازمان، کاهش فشار بر مدیران ارشد و تمرکز بر انجام وظایف از آن استفاده می کنند. تفویض اختیار به معنای واگذار کردن کل و یا بخشی از وظایف به دیگران به نحوی که بتوانند به صورت مستقل و با اختیارات کافی آن را به سر انجام برسانند شناخته شده است. هرچند در گفتار چنین موضوعی ساده به نظر می رسد اما متاسفانه بسیاری از مدیران ایرانی و بالاخص مدیران سنتی به ظرایف و ملاحظات خاص این موضوع توجه نداشته و نه تنها کارهای واگذار شده بهتر انجام نمی شوند بلکه نهایتا با این جمله که بهتر است هر کاری را خودم انجام دهم تا به خوبی انجام شود کل موضوع تفویض اختیار را زیر سوال برده و همیشه از چالشها و اشکالات تفویض اختیار می گویند.

در این مقاله به چالشها و اشتباهات رایج مدیران در حوزه تفویض اختیار می پردازم

تفویض اختیار یا Delegation of Authority  به فرآیندی گفته می شود که در آن فردی بخش یا کل اختیارات خود را در یک یا چند حوزه به فرد دیگری واگذار کند. اما چرا نتایج اینکار با آنچه می خواهیم فاصله دارد؟

آیا فرد مناسب برای تفویض اختیار را انتخاب کرده اید؟

یکی از مواردی که موجب از بین رفتن اثرات خوب تفویض اختیار می گردد انتخاب فرد مناسب برای این پروسه است. فردی که می خواهیم وظیفه ای را به او محول کنیم می بایست از دو جنبه صلاحیت این کار را داشته باشد.

• یک تخصص لازم در حوزه مورد نظر را داشته باشد.
• دو از لحاظ جایگاه سازمانی مناسب برای انجام آن وظیفه باشد.

اشتباه در انتخاب فرد مناسب برای تفویض اختیار از همان ابتدا می تواند نشان دهنده نتایج آن باشد. زمانی که فرد تخصص یا جایگاه لازم برای به عهده گرفتن وظیفه ای را نداشته باشد احتمال به نتیجه رسیدن کار بسیار پایین بوده و نمی توان به آینده این تفویض اختیار امید وار بود.

آیا وظیفه ای که قرار است واگذار شود به درستی مشخص شده و شفاف است؟

چالش دوم در بحث واگذاری وظایف شفاف نبودن مسئولیتی است که مدیر می خواهد به دیگران محول کند. این که دامنه آن وظیفه شامل چه مواردی می شود و مدیر دقیقا کدام بخش از آن مسئولیت را تفویض اختیار نموده است. عدم شفافیت در واگذاری وظایف باعث سردرگمی کارکنان و بعضا تداخل در مسئولیت ها و نهایتا علاوه بر بی اثر شدن کل فرآیند می تواند موجب تاثیر منفی در سایر بخش ها گردد.

آیا فرد انتخاب شده کاملا توجیه شده و می داند باید به چه روشی کار را انجام دهد؟

آموزش صحیح و تعریف صحیح کار قبل از واگذاری وظایف و مشخص شدن دامنه و روش کار یکی از اصول بسیار مهم در تفویض اختیار است. مدیر می بایست قبل از واگذار کردن وظیفه کلیه چالشها و روشهای انجام وظیفه را به خوبی برای فرد انتخاب شده مشخص نموده و در صورت نیاز آموزش های تکمیلی را به او ارایه دهد.

واگذاری وظیفه یا مسئولیت ؟

اشتباه بسیاری از مدیران در این حوزه اشتباه گرفتن دو عنوان تفویض اختیار با واگذاری مسئولیت است. به این معنی که اکثر مدیران فقط مسئولیت انجام یک وظیفه را به عهده کارمندان خود می گذارند و در زمانی که باید اختیارات لازم برای انجام آن مسئولیت را به فرد واگذار کنند درست عمل نکرده و این باعث عدم اجرای صحیح وظایف می گردد. زمانی که تصمیم به واگذاری یک وظیفه می گیرید علاوه بر واگذاری مسئولیت حتما می بایست اختیارات لازم برای انجام آن وظیفه را نیز به فردی که به وی تفویض اختیار کرده اید واگذار کنید. و این دقیقا تفاوت واگذاری مسئولیت با تفویض اختیار است.

نتایج را رصد کنید نه شیوه انجام کار را

اگر در ابتدای کار به خوبی در مورد وظیفه و دامنه کار و مسئولیت ها صحبت کرده اید نیازی به دخالت پی در پی در اجرای کار نیست. مدیران باهوش و با تدبیر پس از واگذاری وظایف و مسئولیت ها و دادن اختیار کافی به کارمندان و مدیران میانی مرتبا نتایج را رصد و به فرد مورد نظر مشاوره می دهند اما باید مطمئن شوید که این موضوع را با دخالت در انجام کار اشتباه نگیرید.

افراد را دور نزنید

یکی دیگر از اشتباهات در حوزه تفویض اختیار که به دفعات در این حوزه دیده می شود ارتباط مستقیم مدیران ارشد با کارمندان زیر دست است در حالی که انجام آن وظیفه به مدیران و کارمندان میانی واگذار شده است. این موضوع حتما کل فرآیند تفویض اختیار را به چالش کشیده و موجب از بین رفتن اثرات مثبت تفویض اختیار می گردد.

وسوسه دخالت 

وسوسه دخالت پس از واگذاری وظایف که می تواند با شیوه های مسموم دیگر هم درآمیخته شود از جمله اساسی ترین چالش های حوزه تفویض اختیار است. راه کار مناسب برای دوری از این موضوع مشخص کردن نتایج مورد انتظار در تفویض اختیار است. بنابراین حتما قبل از واگذاری یک وظیفه به افراد گوشزد کنید که بعد از واگذاری وظایف چه انتظاری از آنها دارید و قرار است به چه نتایج مشخصی برسند. بررسی مرتب نتایج و پاداش و توبیخ بر اساس نتایج می تواند بسیار موثر تر از دخالت های موردی در وظایف محوله باشد.

در نهایت باید بدانید اگر به عنوان یک مدیر در سازمان مشغول به فعالیت هستید “تفویض اختیار” علاوه بر کاهش دردسر های مدیریتی و کاهش استرس شما می تواند راهکار مناسبی برای توانمند سازی نیروهای میانی و جانشین پروری باشد. تفویض اختیار یکی از ابزار های مناسب برای ایجاد انگیزه و اعتماد به نفس در کارمندان بوده و می تواند موجب شکوفایی سازمانتان گردد.

بنابراین حتما درست تفویض اختیار کنید

وحید زارعی بهمن ماه ۹۶

مشاوره برندینگ مشاوره مدیریت وحید زارعی مدرس مدیریت و برندسازی مشاور مدیریت و توسعه و بهبود سازمان 

تفویض اختیار 

استاد مدیریت استاد بازاریابی وحید زارعی مدرس و مشاور بازاریابی و فروش مشاور برندینگ مدرس اصول و فنون مذاکره برگزار کننده دوره های MBA , DBA