ده نکته کلیدی برای یک مذاکره موفق

مذاکره موفق

ما هر روز و هر لحظه در حال گفتگو و مذاکره هستیم، چه با خود و چه با دیگران، گاهی ارتباطات ما با دیگر افراد از جنس گفتگو و تبادل احساسات است اما گاهی مجبوریم جهت رفع یک تعارض به مذاکره بپردازیم. مذاکره به این دلیل اتفاق می افتد که شما یا طرف مقابل شما می خواهد نظر دیگری را به آنچه خود می خواهد و می پسندد نزدیک تر کند و در نهایت طرف مقابل تصمیم بگیرد که بر اساس خواسته شما رفتار کند. این مذاکره می تواند بر سر انتخاب مقصد سفر و یا برای عقد یک قرارداد باشد. اما چطور می توانیم یک مذاکره موفق داشته باشیم؟ مذاکره ای که منافع هر دو طرف حفظ شده و بتوانیم امتیازات بهتری در این مذاکره بگیریم.

در این یادداشت ده نکته کلیدی برای یک مذاکره موفق را با هم مرور می کنیم.

۱- بدانید از مذاکره دقیقا چه می خواهید

بسیاری از افراد صرفا وارد یک مذاکره می شوند بدون اینکه دقیقا بدانند هدف و یا ماموریت آنها از یک مذاکره چیست؟ اصولا چرا وارد این مذاکره شده اند و به دست آوردن چه چیزهایی به نفع آنها و از دست دادن چه مواردی به ضرر آنهاست. یکی از نکات کلیدی در یک مذاکره موفق این است که بدانیم دقیقا برای چه چیزی وارد یک مذاکره شده ایم؟ قبل از ورود به هر مذاکره ای ابتدا خواسته های خود را لیست کنید، ترجیحا همه خواسته ها، سپس آنها را اولویت بندی کنید و ببینید از چه چیزهایی می توانید چشم پوشی کنید. آن مواردی که می توانید از آنها چشم پوشی کنید می توانند امتیازهایی باشند که ممکن است در حین مذاکره، واگذار شوند تا بتوانید امتیازات دیگری کسب کنید. اما مواردی که اولویت بالاتری دارند اصولا خطوط قرمز شما خواهند بود و ممکن است لازم باشد در صورت برآورده نشدن آنها مجبور به ترک مذاکره شوید چون شاید ظاهرا قراردادی عقد شود اما ماموریت شما برآورده نخواهد شد.

۲- تا می توانید قبل از مذاکره اطلاعات جمع آوری کنید

اطلاعات یکی ازپایه های قدرت در مذاکره است. فردی که اطلاعات بیشتری دارد دارای تسلط بیشتر در مذاکره خواهد بود. این اطلاعات باید شامل اطلاعات در مورد خود، شرکت خود، خواسته های خود، محصول خود، جایگزین ها، طرف مقابل، انتخاب های طرف مقابل، قدرت طرف مقابل، نیازهای طرف مقابل و جایگزین های شما برای طرف مذاکره باشد. همچنین همیشه مقداری اطلاعات عمومی می تواند راه گشای شما برای برقراری ارتباط اولیه و یا خروج از شرایط بحرانی در مذاکره باشد. بنابراین هرچه می توانید اطلاعات جمع کنید حتی اگر گمان می کنید این اطلاعات را در جلسه مذاکره استفاده نخواهید کرد.

۳- کمتر صحبت کنید، بهتر گوش دهید و هوشمندانه بپرسید

الزاما کسی که بیشتر صحبت می کند برنده یک مذاکره نیست. شما با صحبت کردن در حال ارایه اطلاعات به طرف مقابل خود هستید. بنابراین سعی کنید تا جایی که می توانید از پر گویی و اضافه گویی خودداری کنید. صرفا مطالبی را مطرح کنید که مورد نیاز باشد. همچنین یک مذاکره کننده خوب یک شنونده خوب است. خوب گوش دادن همیشه تاثیر مثبتی در طرف مقابل خواهد گذاشت و مهم تر از آن شما با گوش دادن دقیق از خصوصیات، خواسته ها و منافع طرف مقابل آگاه شده و در این شرایط می توانید مذاکره بهتری داشته باشید. برای اینکه اطلاعات خوبی دریافت کنید ابتدا باید یاد بگیرید که پرسش های خوب، دقیق و اصطلاحا باز مطرح کنید. پرسش هایی که معمولا با چرا، چگونه و چطور شروع می شوند.

۴- مکالمه ها و دیالوگ ها را از قبل آماده نکنید

اینکه بخواهید تک تک مکالمه ها و دیالوگ ها را از قبل پیش بینی و آنها را حفظ کنید به جز افزایش فشار تاثیری بر موفقیت شما نخواهد داشت. حتی ممکن است در صورتی که طرف مقابل در چهارچوب دیالوگ های پیش بینی شده شما صحبت نکند تاثیر منفی بر تمرکز شما در مذاکره بگذارد. از این رو بهتر است به جای حفظ کردن دیالوگ ها و پیشگویی آنها چهارچوب ها، خواسته ها، خط قرمزها و ارزش های خود را بررسی و به خاطر بسپارید و شیوه رد و بدل اطلاعات را به زمان مذاکره واگذار کنید.

۵- مراقب خطاهای شناختی باشید

اغلب ما پیش از اینکه وارد مذاکره شویم به دلیل تکیه بیش از حد به شهود و فیلتر ذهنی خودمان با شرایط نادرستی وارد جلسه مذاکره می شویم. خطاهایی مانند تعمیم دادن، مثل اینکه بگوییم همه زن ها، همه مردها، همه ایرانی ها، همه خارجی ها و یا هر دسته و گروهی و یا خطای اثر هاله ای و قضاوت براساس یک صفت، مثل اینکه گمان کنیم یک فرد خوش صحبت حتما خوش قول و یا یک فرد منظم حتما خوش رفتار است. همچنین خطاهایی مانند پیشگویی، مثبت اندیشی بیش از حد، منفی بودن بیش از حد، خطای پروژکشن، خطای سرایت و …. می توانند اثرات بسیار مخربی در مذاکره داشته باشند. بنابراین سعی کنید منطقی و واقع نگر باشید.

۶- از دروغ گویی و بلف زدن و تهدیدی که نمی توانید عملی کنید خودداری کنید

دروغ گفتن، بلف زدن و یا تهدید هایی که قابلیت عملی شدن ندارند در بیشتر موارد نه تنها مفید نیستند بلکه می توانند خود فرد را در تنگنا قرار داده و باعث شود در طول مذاکره امتیازات بیشتری را نیز واگذار کند. ممکن است نیاز باشد در یک مذاکره برخی اطلاعات ارایه نشوند و یا به شیوه خاصی ارایه شوند و یا ممکن است شما طرف مقابل را تهدید به ترک مذاکره کنید اما اینها در صورتی کاربرد دارند که با انعطاف پذیری کلمات، قابلیت بازگشت، و امکان اجرا مطرح شوند. توجه به تایمینگ و زمان مطرح کردن هر کدام از این موارد از نکات کلیدی در این حوزه است.

۷- به شخصیت و توانایی افراد حمله نکنید

حتی زمانی که می خواهید بخشی از قرارداد، و یا خصوصیتی از طرف مقابل را مورد هدف قرار دهید از زیر سوال بردن شخصیت و یا طرز فکر افراد خودداری کنید. مثلا به جای اینکه بگویید سازمان شما غیر حرفه ای است بهتر است در یک لایه پایین تر عملکرد آن سازمان یا شرکت یا فرد در زمینه همان قرارداد را نقد کنید، به عنوان مثال ” شما در مورد اجرای ماده X این قرارداد حرفه ای عمل نکرده اید” می تواند جمله بهتری باشد. در صورتی که شما به طرح این انتقاد نیاز دارید انتقاد از عملکرد فرد یا سازمان در یک حوزه قابلیت پیگیری و رفع مشکل بیشتری به نسبت زیر سوال بردن کلیت آن سازمان یا فرد خواهد داشت. در نقطه مقابل در زمان تعریف کردن و یا به عبارتی نوازش کودک درون افراد بهتر است قابلیت ها، نگرش و توانایی افراد را مورد تحسین قرار دهیم تا اینکه بخواهیم صرفا از یک عملکرد محدود تعریف کنیم.

۸- در دست یابی به نتیجه عجله نکنید

یک مذاکره موفق، الزاما یک مذاکره سریع نیست. در بسیاری از موارد دیده شده افراد زمانی که سرعت مذاکره را افزایش می دهند ناچار به دادن امتیاز بیشتر و یا از دست دادن برخی از منافع شده و نتایج بدی کسب نموده اند. صبر و حوصله در مذاکره و قدرت کلمات، تسلط شما را به نمایش خواهد گذاشت و در بیشتر مواقع اثر بهتری بر روند مذاکرات خواهد گذاشت. لذا نه در امتیاز دادن و نه در گرفتن امتیازات عجله نکنید و در دام سرعت مذاکره و یا حتی سکوت طرف مقابل نیافتید.

۹- همه مثل هم نیستند روش ها را تغییر دهید

همیشه یک روش مذاکره برای همه افراد منجر به نتایج عالی نخواهد شد. باید بدانید که افراد مختلف با خصوصیات متفاوت، قدرت و توانایی متفاوت و همچنین نیاز متفاوت نسبت به موضوع مذاکره با شیوه های مختلفی در جلسه مذاکره حاضر می شوند. پس به خاطر داشته باشید شما یک دستگاه پخش از قبل برنامه ریزی شده نیستید. با در نظر گرفتن خصوصیات و عواطف، شیوه های تصمیم گیری طرف مقابل و قدرت و به خصوص جایگزین های مذاکره شیوه خود را در هر مذاکره تغییر دهید و به تجربیات خود بیافزایید.

۱۰- کلمات بیشتری یاد بگیرید

یکی از اشکالات رایج بسیاری از افراد در مذاکره محدودیت دایره واژگان آنها برای اعلام مواضع است. دایره لغات کمتر شما را محدود تر و امکان ارتباط بهتر و موثر تر را کمتر خواهد کرد. بنابراین سعی کنید با مطالعه و استفاده از واژگان جدید دایره لغات خود را توسعه داده و تفاوت و اثر گذاری کلمات را بیاموزید. دانستن کلمات بیشتر کمک میکند ضمن اثر گذاری بیشتر مکالمات شما در دام جملات خود نیافتاده و بتوانید با راحتی بیشتری به ادامه مذاکره بپردازید.

 

باید بدانیم اتمام موفق یک مذاکره وابسته به عوامل بسیار زیادی است که در قالب این یادداشت نمی گنجد اما رعایت موارد بالا و آگاهی بر این موضوع که مذاکره و مهارتهای ارتباطی یک مهارت قابل توسعه است و با مطالعه و تکرار و رفع نواقص بهبود میابد می تواند راه گشای شما برای رسیدن به یک مذاکره موفق باشد.

وحید زارعی

بهمن ماه ۹۸

 

وحید زارعی استاد مدیریت و مذاکره و مشاور و  مدرس برندسازی برندینگ دیجیتال مارکتیگ دوره های MBA , dba در گیلان و رشت